Surat rasmi tidak hadir ke sekolah boleh ditulis oleh ibu bapa atau penjaga dengan menyatakan nama murid, kelas, tarikh tidak hadir dan sebab sebenar ketidakhadiran. Akhiri surat dengan nama, tandatangan serta nombor telefon penjaga supaya guru mudah membuat rujukan.

Di bawah ialah template yang boleh disalin, contoh surat kerana kurang sihat dan kecemasan keluarga, serta contoh ayat untuk temu janji dan masalah pengangkutan. Anda juga boleh memuat turun versi Word untuk diedit atau PDF sebagai rujukan.

Contoh ini disediakan oleh Pendidik2u untuk membantu urusan ibu bapa dengan sekolah. Sesuaikan dengan arahan sekolah anak anda; ia bukan borang rasmi Kementerian Pendidikan Malaysia atau jaminan bahawa sesuatu permohonan akan diluluskan.

Muat turun template surat tidak hadir sekolah

Semua medan dalam kurungan siku perlu diganti. Pilih satu halaman yang sesuai, padam halaman lain dan baca semula sebelum mencetak. Untuk surat yang boleh diedit terus, gunakan fail Word.

Format surat rasmi tidak hadir ke sekolah

Surat yang ringkas lebih mudah dibaca jika maklumatnya lengkap. Anda boleh menyusunnya mengikut urutan berikut:

  1. Maklumat pengirim: nama ibu bapa atau penjaga dan alamat untuk dihubungi.
  2. Penerima: guru kelas, nama sekolah dan alamat sekolah, atau penerima lain mengikut arahan sekolah.
  3. Tarikh surat: tarikh sebenar surat ditulis, diletakkan di sebelah kanan sejajar dengan baris akhir alamat penerima.
  4. Sapaan: gunakan “Tuan/Puan,” jika sesuai.
  5. Tajuk: nyatakan tujuan surat dengan jelas, contohnya “Makluman Ketidakhadiran Anak ke Sekolah”.
  6. Isi: nama murid, kelas, tarikh ketidakhadiran dan sebab sebenar.
  7. Penutup: ucapan terima kasih, tandatangan, nama penjaga dan nombor telefon.

Dalam contoh ini, tarikh diletakkan di sebelah kanan, diikuti sapaan dan tajuk surat yang ditebalkan. Perenggan pembukaan tidak bernombor. Perenggan isi seterusnya dinomborkan bermula dengan 2, dengan jarak selepas nombor. Gunakan ejaan penuh, ayat yang sopan dan susun atur yang mudah dibaca. Surat ini lazimnya boleh diringkaskan kepada satu halaman.

Bezakan tarikh surat dengan tarikh tidak hadir

Tarikh surat ialah tarikh anda menyediakan surat. Tarikh tidak hadir pula ialah hari anak tidak berada di sekolah. Kedua-duanya mungkin berbeza. Contohnya, jika surat ditulis selepas anak kembali ke sekolah, kekalkan tarikh penulisan sebenar dan nyatakan tarikh ketidakhadiran dalam isi.

Bagi beberapa hari yang berasingan, senaraikan tarikhnya satu demi satu. Jangan gunakan julat tarikh jika anak sebenarnya hadir pada sebahagian hari dalam julat tersebut. Jika ketidakhadiran berterusan, tulis tarikh mula dan akhir dengan jelas.

Contoh 1: Template surat tidak hadir sekolah yang boleh disalin

Gunakan template umum ini dan ubah bahagian sebab mengikut keadaan sebenar. Pilih perkataan “anak” atau “jagaan” yang sesuai, kemudian padam pilihan yang tidak digunakan.

[NAMA IBU BAPA / PENJAGA]
[ALAMAT BARIS 1]
[POSKOD DAN BANDAR]
[NEGERI]

Guru Kelas [KELAS]
[NAMA SEKOLAH]

[ALAMAT SEKOLAH]Tarikh: [TARIKH SURAT]

Tuan/Puan,

MAKLUMAN KETIDAKHADIRAN ANAK KE SEKOLAH

Dengan hormatnya saya merujuk perkara di atas.

2.        Saya, [NAMA IBU BAPA / PENJAGA], ialah [HUBUNGAN DENGAN MURID] kepada [NAMA MURID], murid [KELAS]. Saya ingin memaklumkan bahawa anak/jagaan saya tidak dapat hadir ke sekolah pada [TARIKH TIDAK HADIR] kerana [SEBAB SEBENAR KETIDAKHADIRAN].

3.        Saya memohon pihak tuan/puan mengambil maklum tentang ketidakhadiran ini. [NYATAKAN DOKUMEN SOKONGAN JIKA ADA ATAU PADAM AYAT INI.]

4.        Saya akan menghubungi guru untuk mendapatkan maklumat tentang tugasan yang tertinggal dan membantu anak/jagaan saya menyelesaikannya mengikut kesesuaian.

Sekian, terima kasih.

Yang benar,

[NAMA IBU BAPA / PENJAGA]
No. telefon: [NOMBOR UNTUK DIHUBUNGI]

Contoh 2: Surat tidak hadir sekolah kerana kurang sihat

Contoh ini sesuai sebagai makluman ibu bapa apabila anak kurang sihat dan berehat di rumah. Surat penjaga menerangkan ketidakhadiran; ia bukan sijil sakit yang dikeluarkan oleh pengamal perubatan. Jangan tulis bahawa anak mendapat pengesahan doktor jika perkara itu tidak berlaku.

[NAMA IBU BAPA / PENJAGA]
[ALAMAT BARIS 1]
[POSKOD DAN BANDAR]
[NEGERI]

Guru Kelas [KELAS]
[NAMA SEKOLAH]

[ALAMAT SEKOLAH]Tarikh: [TARIKH SURAT]

Tuan/Puan,

MAKLUMAN KETIDAKHADIRAN ANAK KE SEKOLAH

Dengan hormatnya saya merujuk perkara di atas.

2.        Saya, [NAMA IBU BAPA / PENJAGA], ialah [HUBUNGAN DENGAN MURID] kepada [NAMA MURID], murid [KELAS]. Saya ingin memaklumkan bahawa anak/jagaan saya tidak dapat hadir ke sekolah pada [TARIKH TIDAK HADIR] kerana anak saya kurang sihat dan berehat di rumah pada tarikh tersebut.

3.        Saya memohon pihak tuan/puan mengambil maklum tentang ketidakhadiran ini. Saya boleh dihubungi jika pihak sekolah memerlukan penjelasan lanjut.

4.        Saya akan menghubungi guru untuk mendapatkan maklumat tentang tugasan yang tertinggal dan membantu anak/jagaan saya menyelesaikannya mengikut kesesuaian.

Sekian, terima kasih.

Yang benar,

[NAMA IBU BAPA / PENJAGA]
No. telefon: [NOMBOR UNTUK DIHUBUNGI]

Jika anak mendapatkan rawatan dan mempunyai dokumen berkaitan, anda boleh menambah ayat: “Bersama-sama surat ini saya sertakan salinan dokumen rawatan yang berkaitan untuk rujukan pihak sekolah.” Pastikan dokumen tersebut benar-benar dilampirkan dan maklumatnya sepadan dengan surat.

Contoh 3: Surat tidak hadir sekolah kerana kecemasan keluarga

Untuk kecemasan keluarga, berikan penerangan yang mencukupi tanpa menceritakan butiran peribadi secara berlebihan. Jika guru memerlukan maklumat tambahan, jelaskan melalui saluran yang sesuai dan terus kepada pihak sekolah.

[NAMA IBU BAPA / PENJAGA]
[ALAMAT BARIS 1]
[POSKOD DAN BANDAR]
[NEGERI]

Guru Kelas [KELAS]
[NAMA SEKOLAH]

[ALAMAT SEKOLAH]Tarikh: [TARIKH SURAT]

Tuan/Puan,

MAKLUMAN KETIDAKHADIRAN ANAK KE SEKOLAH

Dengan hormatnya saya merujuk perkara di atas.

2.        Saya, [NAMA IBU BAPA / PENJAGA], ialah [HUBUNGAN DENGAN MURID] kepada [NAMA MURID], murid [KELAS]. Saya ingin memaklumkan bahawa anak/jagaan saya tidak dapat hadir ke sekolah pada [TARIKH TIDAK HADIR] kerana berlaku kecemasan keluarga yang memerlukan anak saya berada bersama saya pada tarikh tersebut.

3.        Saya memohon maaf kerana tidak dapat memaklumkan perkara ini lebih awal. Saya bersedia memberikan penjelasan lanjut secara terus kepada pihak sekolah jika diperlukan.

4.        Saya akan menghubungi guru untuk mendapatkan maklumat tentang tugasan yang tertinggal dan membantu anak/jagaan saya menyelesaikannya mengikut kesesuaian.

Sekian, terima kasih.

Yang benar,

[NAMA IBU BAPA / PENJAGA]
No. telefon: [NOMBOR UNTUK DIHUBUNGI]

Contoh ayat mengikut situasi lain

Anda tidak perlu menulis semula keseluruhan surat. Gunakan template pertama dan gantikan perenggan kedua serta ketiga dengan ayat yang sesuai di bawah. Pastikan pilihan ayat sepadan dengan kejadian sebenar.

Temu janji yang sudah diketahui lebih awal

Jika surat dihantar sebelum tarikh temu janji, ubah tajuk kepada “Permohonan Kebenaran Tidak Hadir ke Sekolah”. Contoh isi:

2.        Saya ingin memohon kebenaran agar anak saya, [NAMA MURID], murid [KELAS], tidak hadir ke sekolah pada [TARIKH] kerana mempunyai temu janji di [TEMPAT].

3.        Bersama-sama surat ini saya sertakan salinan pengesahan temu janji untuk rujukan pihak tuan/puan. Saya memohon pertimbangan pihak sekolah berhubung permohonan ini.

Padam ayat tentang lampiran jika tiada dokumen disertakan. Jika anak hanya perlu keluar pada sebahagian waktu persekolahan, hubungi sekolah tentang prosedur keluar awal; jangan terus menyatakan tidak hadir sehari penuh.

Masalah pengangkutan pada hari kejadian

2.        Saya ingin memaklumkan bahawa anak saya, [NAMA MURID], murid [KELAS], tidak dapat hadir ke sekolah pada [TARIKH] kerana [TERANGKAN MASALAH PENGANGKUTAN SEBENAR SECARA RINGKAS].

3.        Saya telah memaklumkan perkara ini kepada [NAMA/JAWATAN GURU] melalui [SALURAN] pada [MASA/TARIKH]. Saya memohon pihak sekolah mengambil maklum tentang keadaan tersebut.

Gunakan perenggan ketiga hanya jika anda benar-benar sudah menghubungi guru. Jika masalah masih berterusan, berbincang dengan sekolah tentang langkah susulan agar ketidakhadiran tidak berulang tanpa makluman.

Urusan keluarga yang dirancang

Untuk urusan yang diketahui lebih awal, nyatakan tujuan sebenar dan mohon pertimbangan terlebih dahulu. Contohnya: “Saya memohon pertimbangan pihak sekolah agar anak saya dibenarkan tidak hadir pada [TARIKH] kerana [URUSAN SEBENAR].”

Elakkan menukar urusan yang dirancang kepada “kecemasan” semata-mata untuk mendapatkan kelulusan. Penghantaran surat tidak bermakna permohonan diterima secara automatik. Semak jawapan pihak sekolah sebelum membuat andaian.

Cara mengisi dan menghantar surat

  1. Pilih contoh yang betul. Bezakan makluman selepas kejadian dengan permohonan sebelum tarikh yang dirancang.
  2. Gantikan semua medan. Semak nama penuh murid, nama kelas, nama sekolah, tarikh dan nombor telefon.
  3. Ringkaskan sebab. Tulis sebab sebenar yang boleh difahami guru tanpa memasukkan maklumat peribadi yang tidak berkaitan.
  4. Semak lampiran. Sertakan hanya dokumen yang berkaitan dan pastikan ayat surat menyebut lampiran yang benar-benar ada.
  5. Tandatangani surat. Ibu bapa atau penjaga perlu membaca kandungan sebelum menandatanganinya.
  6. Hantar mengikut arahan sekolah. Gunakan saluran yang ditetapkan dan simpan satu salinan untuk rujukan.

Jika ketidakhadiran berlaku secara mengejut, maklumkan kepada guru secepat yang munasabah. Anda boleh menghantar mesej awal yang ringkas, kemudian menyerahkan surat atau dokumen susulan mengikut arahan sekolah.

Contoh mesej awal: “Assalamualaikum/Salam sejahtera cikgu. Saya [NAMA PENJAGA], [HUBUNGAN] kepada [NAMA MURID] dari [KELAS]. Anak saya tidak dapat hadir hari ini, [TARIKH], kerana [SEBAB]. Mohon maklum. Saya akan mengemukakan surat atau dokumen susulan mengikut arahan cikgu. Terima kasih.”

Gunakan mesej tersebut untuk menyampaikan maklumat awal. Sama ada mesej sahaja mencukupi bergantung pada arahan sekolah; semak terus dengan guru kelas. Selepas anak kembali, bantu anak mendapatkan tugasan yang tertinggal.

Kesilapan yang perlu dielakkan

  • Meninggalkan medan seperti [NAMA MURID] atau [TARIKH] dalam surat akhir.
  • Menulis “semalam” tanpa tarikh yang jelas.
  • Menyebut dokumen sokongan tetapi tidak melampirkannya.
  • Menyalin sebab daripada contoh walaupun tidak berlaku.
  • Menggunakan nama atau tandatangan orang lain tanpa kebenaran.
  • Menganggap surat penjaga menggantikan semua dokumen yang diminta oleh sekolah.

Semakan akhir yang mudah ialah membaca surat sebagai guru penerima: adakah jelas siapa muridnya, kelas mana, bila tidak hadir, mengapa dan siapa yang boleh dihubungi? Jika semua ini jelas, surat lebih mudah digunakan sebagai rujukan.

Soalan lazim

1. Siapa yang patut menulis surat tidak hadir sekolah?

Contoh dalam artikel ini menggunakan ibu bapa atau penjaga sebagai pengirim. Murid boleh membantu menaip, tetapi penjaga perlu menyemak kebenaran maklumat dan menandatangani surat. Ikut arahan khusus sekolah jika penerima atau formatnya berbeza.

2. Bolehkah menulis surat dengan tangan?

Anda boleh menyediakan surat tulisan tangan yang kemas jika sekolah menerimanya. Pastikan semua maklumat penting dapat dibaca. Jika sekolah meminta format atau borang tertentu, gunakan format tersebut.

3. Bagaimana jika anak sakit tetapi tiada sijil sakit?

Terangkan keadaan sebenar dalam surat penjaga dan hubungi sekolah tentang dokumen yang diperlukan. Jangan menyatakan ada sijil sakit jika tiada. Surat ini tidak menjamin penerimaan alasan atau menggantikan dokumen perubatan yang diminta oleh sekolah.

4. Bolehkah satu surat digunakan untuk beberapa hari?

Boleh disusun dalam satu surat dengan tarikh yang jelas, tertakluk pada arahan sekolah. Jika sebabnya berbeza mengikut hari, padankan setiap tarikh dengan sebabnya supaya penerima tidak tersalah faham.

5. Perlukah menggunakan logo KPM atau kepala surat sekolah?

Template ini ialah surat peribadi ibu bapa atau penjaga. Gunakan nama dan alamat sendiri sebagai pengirim. Jangan menambah logo atau kepala surat yang boleh memberi gambaran bahawa surat tersebut dikeluarkan oleh sekolah atau KPM.

Bahan berkaitan

Untuk bahan pentadbiran sekolah yang lain, lihat format kertas kerja sekolah dan template Word. Gunakan jenis dokumen yang sepadan dengan urusan anda; kertas kerja program mempunyai struktur yang berbeza daripada surat makluman penjaga.