Bagi guru yang telah diluluskan pertukaran, penangguhan yang dimohon ialah penangguhan mula bertugas di sekolah baharu selepas melapor diri di sana. Garis panduan Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) menyatakan guru hendaklah melapor diri kepada Pengetua atau Guru Besar sekolah atau kolej vokasional baharu terlebih dahulu, kemudian mengemukakan permohonan penangguhan. Permohonan itu boleh dipertimbangkan untuk tempoh tidak lebih tujuh hari daripada tarikh kuat kuasa arahan pertukaran; kelulusan tidak berlaku secara automatik.
Artikel ini menyediakan langkah permohonan dan contoh surat yang boleh disalin serta disesuaikan. Contoh tertumpu pada Pegawai Perkhidmatan Pendidikan (PPP) yang bertukar sekolah di bawah KPM, bukan guru lantikan baharu atau urusan pertukaran pelantikan yang mempunyai arahan berlainan. Semak surat arahan pertukaran dan makluman JPN atau PPD jika keadaan anda berbeza.
Dikemas kini: 26 September 2026. Rujukan utama ialah Surat Pekeliling Ikhtisas KPM Bilangan 7 Tahun 2021 bersama Garis Panduan Permohonan Pertukaran PPP di Sekolah dan Kolej Vokasional, yang berkuat kuasa mulai 1 Januari 2022.
Ringkasan permohonan penangguhan mula bertugas
| Perkara | Panduan ringkas |
|---|---|
| Siapa | PPP yang pertukarannya ke sekolah atau kolej vokasional KPM telah diluluskan |
| Langkah pertama | Lapor diri kepada Pengetua/Guru Besar di tempat baharu mengikut arahan pertukaran |
| Permohonan | Mohon penangguhan mula bertugas kepada Pengetua/Guru Besar baharu |
| Tempoh pertimbangan | Tidak lebih tujuh hari daripada tarikh kuat kuasa arahan pertukaran; bukan jaminan tujuh hari penuh |
| Sepanjang penangguhan yang diluluskan | Berkhidmat di sekolah atau kolej vokasional asal, tertakluk pada kelulusan |
| Dokumen praktikal | Surat permohonan, salinan arahan pertukaran dan bukti berkaitan alasan jika diperlukan |
| Jika belum boleh melapor diri | Hubungi sekolah baharu serta JPN/PPD segera untuk mendapatkan arahan khusus |
Peraturan KPM: lapor diri dahulu, kemudian mohon penangguhan
Perenggan 13 dalam garis panduan rasmi pertukaran PPP KPM menetapkan tiga perkara yang perlu dibaca bersama. Pertama, PPP perlu melapor diri di sekolah atau kolej vokasional baharu sebelum membuat permohonan penangguhan mula bertugas. Kedua, Pengetua atau Guru Besar baharu mempertimbangkan permohonan bagi tempoh tidak lebih tujuh hari daripada tarikh kuat kuasa arahan pertukaran. Ketiga, PPP yang diberi kelulusan hendaklah berkhidmat di tempat asal, tertakluk pada kelulusan itu.
Perbezaan antara melapor diri dengan memulakan tugas harian di sekolah baharu penting di sini. Lapor diri merekodkan kehadiran pegawai di penempatan yang diarahkan. Selepas itu barulah penangguhan mula bertugas boleh dipohon mengikut garis panduan yang khusus bagi pertukaran PPP.
Jangan menganggap panggilan telefon, mesej WhatsApp atau surat permohonan yang belum dijawab sebagai kelulusan. Hubungi pentadbir baharu untuk menyusun urusan lebih awal, tetapi dapatkan keputusan dan cara merekodkan penangguhan melalui saluran rasmi yang digunakan oleh sekolah. Simpan salinan permohonan dan maklum balasnya.
Garis panduan yang sama menyatakan Pengetua/Guru Besar baharu membuat pengesahan status melapor diri melalui Modul Pengurusan Guru e-OPERASI dalam tempoh tujuh hari dari tarikh kuat kuasa pertukaran. Oleh itu, butiran tarikh dan status perlu tepat supaya rekod sekolah dapat diselaraskan.
Adakah tempoh penangguhan satu atau dua minggu?
Artikel lama ini pernah menyatakan bahawa penangguhan lazimnya satu minggu dan mungkin menjadi dua minggu. Maklumat itu tidak sesuai lagi dijadikan panduan umum. Berdasarkan perenggan 13 garis panduan KPM yang dirujuk, had pertimbangan ialah tidak lebih tujuh hari daripada tarikh kuat kuasa arahan pertukaran. Ia bukan tujuh hari tambahan yang dikira selepas tarikh surat anda dihantar atau selepas permohonan diluluskan.
Contoh: jika arahan pertukaran berkuat kuasa pada 1 Julai, jangan terus menulis permohonan “tujuh hari mulai 5 Julai” tanpa menyemak had dari tarikh kuat kuasa dan mendapatkan persetujuan pentadbir. Gunakan tarikh sebenar dalam surat arahan serta nyatakan tarikh mula bertugas yang dimohon untuk dipertimbangkan.
Pengetua atau Guru Besar mempunyai ruang mempertimbangkan permohonan, tetapi tidak wajib meluluskan tempoh penuh. Keperluan sekolah baharu, urusan sekolah asal dan sebab yang disertakan akan mempengaruhi keputusan. Jika memerlukan penyelesaian yang tidak dapat dibuat dalam had ini, rujuk JPN/PPD serta arahan bertulis yang terpakai kepada kes tersebut.
Langkah memohon selepas keputusan pertukaran diterima
- Semak surat arahan pertukaran. Catat sekolah baharu, tarikh kuat kuasa dan arahan lapor diri. Pastikan anda merujuk arahan penempatan yang terkini jika menerima lebih daripada satu makluman.
- Berhubung dengan kedua-dua sekolah. Maklumkan Pengetua/Guru Besar baharu dan pentadbir sekolah asal tentang urusan yang belum selesai. Tujuan panggilan awal ialah menyusun kerja dan dokumen, bukan menggantikan lapor diri atau kelulusan.
- Lapor diri di sekolah baharu. Bawa dokumen yang diminta oleh pihak sekolah dan dapatkan pengesahan tarikh lapor diri menurut prosedur setempat.
- Serahkan surat permohonan. Nyatakan tarikh kuat kuasa, tarikh lapor diri sebenar, sebab khusus, tempoh yang dipohon dan tarikh anda bersedia mula bertugas di tempat baharu.
- Tunggu keputusan dan rekodkan arahan. Tanya sama ada perlu surat kelulusan, catatan pada surat atau pengesahan rasmi lain. Maklumkan keputusan itu kepada sekolah asal supaya penugasan sementara jelas.
- Selesaikan tugasan dan mula bertugas. Jika penangguhan diluluskan, berkhidmat di sekolah asal mengikut kelulusan. Selesaikan penyerahan kerja dan hadir di sekolah baharu pada tarikh yang telah dipersetujui.
Jika proses lapor diri diurus melalui kaedah khas atau dalam talian atas arahan pihak berkuasa berkaitan, ikut arahan tersebut. Jangan cipta sendiri kaedah lapor diri hanya kerana perjalanan ke sekolah baharu jauh.
Contoh surat permohonan penangguhan mula bertugas
Salin templat di bawah dan ganti semua teks dalam kurungan siku. Contoh ini disediakan untuk keadaan selepas guru melapor diri di sekolah baharu. Tempoh pada surat perlu mematuhi arahan pertukaran dan had yang dijelaskan; jangan gunakan tarikh rekaan dalam permohonan sebenar.
Versi Word untuk dimuat turun: Contoh Surat Penangguhan Mula Bertugas (.docx, 16 KB). Buka fail dan gantikan semua maklumat dalam kurungan siku sebelum menyerahkan surat.
[NAMA PENUH GURU]
[Jawatan dan gred, jika diperlukan]
[Sekolah asal]
[Alamat untuk urusan surat-menyurat]
Tarikh: [HARI BULAN TAHUN]
Pengetua/Guru Besar
[NAMA SEKOLAH BAHARU]
[ALAMAT SEKOLAH BAHARU]
Tuan/Puan,
PERMOHONAN PENANGGUHAN MULA BERTUGAS SELEPAS MELAPOR DIRI DI [NAMA SEKOLAH BAHARU]
Dengan hormatnya perkara di atas dirujuk.
2. Saya, [NAMA PENUH], telah menerima arahan pertukaran melalui surat [NOMBOR RUJUKAN] bertarikh [TARIKH SURAT] ke [NAMA SEKOLAH BAHARU], berkuat kuasa pada [TARIKH KUAT KUASA]. Saya telah melapor diri di sekolah tuan/puan pada [TARIKH LAPOR DIRI].
3. Sehubungan itu, saya memohon pertimbangan tuan/puan untuk menangguhkan tarikh mula bertugas di sekolah baharu sehingga [TARIKH YANG DIMOHON] bagi menyelesaikan [NYATAKAN URUSAN KHUSUS DAN RINGKAS, CONTOH PENYERAHAN TUGAS RASMI]. Tempoh permohonan ini tertakluk kepada ketetapan dalam arahan pertukaran serta garis panduan KPM.
4. Sekiranya permohonan ini diluluskan, saya akan terus berkhidmat di [NAMA SEKOLAH ASAL] sepanjang tempoh penangguhan yang dibenarkan dan hadir memulakan tugas di [NAMA SEKOLAH BAHARU] pada tarikh yang diputuskan oleh pihak tuan/puan. Bersama surat ini saya lampirkan [SENARAI DOKUMEN BERKAITAN, JIKA ADA].
5. Saya menghargai pertimbangan pihak tuan/puan dan akan mematuhi keputusan serta arahan yang dimaklumkan.
Sekian, terima kasih.
Saya yang menjalankan amanah,
[TANDATANGAN]
[NAMA PENUH]
[NO. TELEFON UNTUK DIHUBUNGI]
s.k.: Pengetua/Guru Besar [NAMA SEKOLAH ASAL], jika diarahkan
Lampiran: Salinan arahan pertukaran dan dokumen sokongan, jika berkaitan
Semakan sebelum hantar: tajuk surat menyebut “penangguhan mula bertugas”, perenggan kedua mengesahkan tarikh lapor diri sebenar, dan tarikh yang dimohon tidak melangkaui had yang dinyatakan dalam garis panduan. Jika belum melapor diri, jangan isi tarikh seolah-olah anda sudah hadir.
Alasan dan dokumen yang boleh membantu pertimbangan
Nyatakan alasan dengan fakta yang ringkas. Misalnya, tugasan rasmi di sekolah asal yang memerlukan serah terima, penyempurnaan nota serah tugas, atau urusan perpindahan yang mempunyai tarikh serta bukti yang jelas. Nyatakan tugas yang masih perlu diselesaikan dan bila anda boleh hadir di sekolah baharu.
Salinan arahan pertukaran ialah lampiran yang berguna supaya sekolah boleh menyemak tarikh kuat kuasa. Jika alasan memerlukan dokumen lain, sertakan yang relevan sahaja dan jaga maklumat peribadi. Nota serah tugas yang belum lengkap perlu disusun bersama pentadbir sekolah asal; ia bukan alasan yang secara automatik membolehkan pegawai menetapkan sendiri tempoh penangguhan.
Jika melibatkan kesihatan, kecemasan keluarga atau gangguan perjalanan, hubungi pentadbir baharu serta JPN/PPD untuk mengetahui prosedur yang terpakai. Sediakan bukti yang berkaitan apabila diminta. Artikel contoh surat ini tidak menggantikan prosedur cuti, arahan khas atau pertimbangan kes individu.
Bagaimana jika belum dapat melapor diri pada tarikh diarahkan?
Jangan gunakan contoh surat selepas lapor diri seolah-olah ia meminda tarikh arahan pertukaran. Garis panduan KPM menyatakan guru yang diluluskan pertukaran perlu melapor diri kepada pentadbir sekolah baharu mengikut tarikh kuat kuasa, dan prosedur penangguhan di perenggan 13 bermula selepas langkah itu.
Jika anda benar-benar tidak dapat hadir, maklumkan sekolah baharu dan sekolah asal secepat mungkin, kemudian dapatkan arahan khusus daripada pihak berkuasa penempatan atau JPN/PPD berkenaan. Terangkan sebab, lokasi, tarikh dan dokumen sokongan. Minta kaedah tindakan yang jelas secara rasmi; jangan anggap mesej “saya akan lewat” sudah menyelesaikan urusan perkhidmatan.
Perkara ini juga berlainan daripada penangguhan lantikan baharu. Garis panduan pertukaran PPP yang dirujuk mentakrifkan pertukaran dan mengecualikan penempatan pegawai baharu dilantik. Calon baharu perlu merujuk syarat surat tawaran serta pihak yang mengeluarkan arahan pelantikan atau penempatan, bukan menyalin contoh surat pertukaran ini tanpa semakan.
Kesilapan yang patut dielakkan
- Memohon tangguh lapor diri melalui format penangguhan mula bertugas: kedua-dua keadaan mempunyai langkah dan implikasi berlainan.
- Menulis tempoh dua minggu sebagai kebiasaan: garis panduan KPM bagi pertukaran PPP menetapkan pertimbangan tidak lebih tujuh hari daripada tarikh kuat kuasa.
- Memberi alasan umum tanpa tarikh: nyatakan tugas yang belum selesai serta tarikh mula bertugas yang dimohon.
- Terus berada di sekolah asal tanpa kelulusan: setelah penangguhan diluluskan barulah tugas sementara di tempat asal mengikut kelulusan itu.
- Menyalin PDF contoh lama tanpa membaca isinya: dokumen 2019 dalam versi artikel terdahulu memohon menangguhkan melapor diri selama beberapa minggu, sedangkan contoh terkini di atas berasaskan urutan rasmi selepas lapor diri.
- Menganggap pertukaran dibatalkan kerana penangguhan: penangguhan mula bertugas bukan pembatalan arahan pertukaran.
Soalan lazim
1. Perlukah saya lapor diri dahulu sebelum mohon penangguhan?
Ya, bagi PPP yang diluluskan pertukaran sekolah atau kolej vokasional di bawah garis panduan ini. Lapor diri kepada Pengetua/Guru Besar baharu dahulu, kemudian mohon penangguhan mula bertugas.
2. Berapa hari maksimum yang boleh dipertimbangkan?
Tidak lebih tujuh hari daripada tarikh kuat kuasa arahan pertukaran menurut perenggan 13 garis panduan KPM. Tempoh sebenar tertakluk kepada pertimbangan Pengetua/Guru Besar baharu; tiada hak automatik mendapat tujuh hari penuh.
3. Di manakah saya bertugas jika penangguhan diluluskan?
Garis panduan menyatakan PPP yang diluluskan penangguhan mula bertugas hendaklah berkhidmat di sekolah atau kolej vokasional asal, tertakluk kepada kelulusan penangguhan. Maklumkan kedua-dua pentadbir tentang tarikh dan arahan yang diputuskan.
4. Bolehkah saya hanya telefon sekolah baharu tanpa menghantar surat?
Telefon membantu menyelaraskan urusan, tetapi permohonan dan keputusan perlu direkod mengikut proses sekolah. Surat contoh di atas menyediakan butiran penting untuk pertimbangan. Tanya pentadbir baharu cara penyerahan serta pengesahan yang diterima.
5. Adakah templat ini sesuai bagi guru yang baru dilantik?
Tidak semestinya. Garis panduan yang dirujuk khusus bagi pertukaran PPP dan tidak merangkumi penempatan pegawai baharu dilantik. Guru baharu perlu merujuk surat tawaran serta pihak yang mengeluarkan arahan penempatan.
Semak tarikh dan dapatkan keputusan sebelum menyusun tugas
Asas yang perlu diingat ialah lapor diri dahulu, mohon penangguhan mula bertugas, kemudian ikut keputusan pentadbir baharu. Simpan surat arahan pertukaran, bukti lapor diri, surat permohonan dan maklum balas supaya tarikh perkhidmatan dapat disemak apabila diperlukan.
Untuk urusan pertukaran secara lebih luas, baca panduan kategori permohonan e-GTukar. Rujuk juga SPI KPM Bilangan 7 Tahun 2021 dan garis panduannya apabila menilai arahan pertukaran anda sendiri.
