Surat rasmi merupakan surat formal yang dibuat khusus untuk tujuan yang rasmi. Surat rasmi tidak boleh ditulis sesuka hati kerana ia memerlukan format tertentu, penggunaan bahasa serta huruf yang betul. Format penulisan adalah selaras dan boleh digunapakai oleh semua individu atau syarikat bagi tujuan-tujuan rasmi. Antara tujuan-tujuan rasmi yang menggunakan surat rasmi adalah surat permohonan pekerjaan, surat membuat aduan / bantahan / cadangan, surat membuat rayuan, surat meminta peruntukan / derma, surat membuat jemputan rasmi, surat menempah barangan dan lain-lain lagi yang melibatkan tujuan-tujuan rasmi.

Setiap orang perlu tahu cara menulis surat kiriman rasmi yang betul. Sebagai contoh, sekiranya seseorang ingin membuat permohonan kerja, mereka perlu menyediakan surat permohonan kerja dengan format yang betul. Sekiranya format surat yang dihantar tidak sesuai, berkemungkinan besar permohonan kerja tersebut akan ditolak.

Begitu juga sekiranya menulis surat jemputan kepada dif-dif kehormat. Format surat jemputan sangat penting sebagai tanda penghormatan kepada seseorang. Jika surat rasmi yang ditulis tidak mengikut format yang betul, pihak yang dijemput mungkin akan terasa tersinggung.

Format Penulisan Surat Kiriman Rasmi

Dari dahulu sehingga kini, format penulisan surat rasmi tidak banyak berubah. Secara umumnya, panduan asas menulis surat kiriman rasmi ini ialah, pada bahagian paling kiri atas, tarikh perlu ditulis. Tarikh ini juga boleh ditulis selari dengan nama negeri pada bahagian alamat penerima. Setelah itu, selang satu baris sebelum meletakkan alamat pengirim.

Permulaan perkataan haruslah dalam huruf besar dan tanda koma perlu diletakkan di hujungnya. Kemudian selang satu baris, dan satu garisan panjang melintang dan seterusnya selang satu baris.

Seterusnya, nama, jawatan dan alamat penerima perlu dituliskan dan setiap permulaan perkataan haruslah dalam huruf besar.

Seterusnya, selang satu baris sebelum menulis kata ganti nama diri penerima. Gelaran seperti Dato’ atau Datin juga boleh digunakan dan selepas itu selang satu baris. Pasti gelaran yang digunakan tepat dengan penerima surat rasmi tersebut. Ini untuk mengelakkan sebarang tohmahan ataupun rasa tersinggung kepada pihak penerima surat.

Perkara atau tajuk perlu ditulis dengan permulaan perkataan dalam huruf besar dan digariskan. Selang satu lagi baris dan perenggan pertama ditulis tanpa sebarang jarak perenggan. Seterusnya, selang satu baris, dan perenggan kedua dibuat. Untuk perenggan yang seterusnya ini, ia perlu mempunyai nombor perenggan serta tanda noktah. Kemudian, sebelum menulis, ia perlu dijarakkan sedikit. Bagi penutup, ucapan terima kasih perlu dimulakan dan kemudian selang satu atau dua baris.

Kemudian, untuk tandatangan pengirim, boleh ditulis nama secara bersambung atau tidak. Cop rasmi juga boleh disertakan sekiranya ada. Nama penuh pengirim perlu ditulis dalam huruf besar dalam kurungan. Setelah itu, selang satu baris sebelum menulis nama jawatan, sekiranya ada.

Begitulah asas menyediakan surat kiriman rasmi yang perlu dipatuhi semasa menulis surat rasmi.

surat kiriman rasmi

Jika kita tukarkan dalam bentuk contoh surat adalah seperti berikut:

Tarikh (boleh juga ditulis selari dengan nama negeri)


ADA PERNIAGAAN / PRODUK YANG NAK DIHEBAHKAN? IKLAN DI SINI


Alamat Penulis (gunakan alamat penuh)

___________________( garisan panjang )_________________

Nama Penerima (Jika perlu)

Jawatan

Alamat (gunakan alamat penuh pejabat, sekolah, dsb)

Tuan / Puan, (Kata ganti diri penerima)

 

Tajuk /Perkara / Hal : (Permulaan Perkataan Huruf Besar Dan Gariskan)

 

Menyatakan tujuan (perenggan tiada nombor dan rapat di sebelah kiri)

 

  1. Isi karangan (Menyatakan isi -isi atau hal-hal lain yangberkaitan dengan tajuk. cuba sampaikan sekurang-kurangnya tiga isi penting yang berkaitan antara satu sama lain)

 

  1. Isi karangan (Menyatakan hal-hal lain yang ada hubungannya dengan hal yang kita kemukakan , misalnya alasan yang boleh memungkinkan permohonan kita dipertimbangkan.)

 

Penutup

 

Yang benar,

 

……………………………..

Nama Penuh ( HURUF BESAR)

Jawatan ( Huruf Kecil )

Contoh surat kiriman rasmi versi word boleh dimuat turun di sini: Surat Kiriman Rasmi