Pengenalan
Pengurusan kewangan adalah proses yang melibatkan jentera pentadbiran dan kaedah-kaedah di mana dana untuk membiayai perbelanjaan awam diperolehi, dibelanja dan diperakaunkan. Ini juga termasuklah proses-proses yang melibatkan perancangan, pembentukan dan pelaksanaan dasar-dasar mengenai percukaian, belanjawan, perbelanjaan, perolehan, perakaunan dan lain-lain yang berkaitan dengannya.
Pihak berkuasa mengenai pengurusan kewangan sektor awam, menurut perkara 39, Perlembagaan Persekutuan, kuasa pemerintah persekutuan adalah terletak pada Yang Dipertuan Agong dan kuasa itu boleh dijalankan oleh mana-mana menteri yang diberi kuasa oleh Jemaah Menteri, tetapi Parlimen boleh dengan undang-undang memberi tugas-tugas pemerintah kepada orang-orang lain. Berhubung dengan pengurusan kewangan awam, Yang di Pertuan Agong bertindak menurut nasihat Jemaah Menteri melalui Menteri Kewangan telah diberi kuasa eksekutif oleh badan perundangan (Seksyen 6 (1), Akta Tatacara Kewangan 1957.
Akta Acara Kewangan 1957 ialah suatu akta yang diperuntukkan bagi pengawalan dan pengelolaan wang awam Malaysia, dan bagi acara perakaunan serta kewangan, termasuk acara bagi pemungutan, penjagaan dan pembayaran wang awam persekutuan dan negeri-negeri dan pembelian, penjagaan dan pelupusan harta awam dan perkara-perkara yang bersangkutan dengannya.
Adalah penting bagi penjawat awam agar sentiasa peka terhadap tanggungjawab mereka dalam memahami sistem pengurusan kewangan. Ini bukan sahaja dapat membantu melancarkan sistem pengurusan tetapi juga membantu meningkatkan lagi mutu perkhidmatan sistem kerajaan terutamanya dalam memberikan perkhidmatan yang terbaik kepada masyarakat.
Mengikut Akta Acara Kewangan 1957 di bawah Seksyen 4 (Prosedur Kewangan – Bab B) menerangkan dengan jelas prosedur pembayaran secara panjar di jabatan-jabatan kerajaan. Merujuk kepada prosedur tersebut jelaskan perkara-perkara berikut:
(i) Empat jenis panjar.
(ii) Bagaimanakah cara-cara panjar dikendalikan di jabatan tuan.
i) Jenis-jenis panjar adalah seperti berikut:
a) Panjar Gaji
Panjar Gaji adalah pendahuluan wang bagi membayar gaji. Panjar gaji juga adalah salah satu panjar yang terdapat di Perbendaharaan Malaysia yang digunakan untuk pendahuluan wang bagi membayar gaji kepada kakitangan kerajaan. Pembayaran panjar gaji ini adalah bertujuan untuk meringankan penjawat awam yang menghadapi kes-kes khas dalam pembayaran gaji, Ini bertujuan untuk meringankan beban kepada penjawat awam yang menghadapi pembayaran gaji yang akan diterima. Contoh kes yang boleh dilihat iaitu seorang penjawat awam yang mempunyai masalah khas tentang pembayaran gaji, jabatan yang berkenaan akan membayar insentif sebagai pembayaran pendahuluan gaji sebelum gaji penjawat awam tersebut dapat dibayar sepenuhnya.
b) Panjar Seperduabelas
Adalah wang tunai yang diperuntukkan dalam Kumpulan Wang Disatukan yang digunakan untuk memudahkan perbelanjaan berkala dan oleh itu tidak dipertanggungkan dalam akaun sebagai perbelanjaan muktamad dan hanya pembayaran yang sebenar sahaja dari panjar itu, yang dipertanggungkan. Wang tunai yang dikeluarkan oleh Akauntan Negara, Akaun Jabatan Mengakaun Sendiri Atau Akaun Negeri/Bendahari sebagai panjar hendaklah diakaun di bawah akaun panjar yang berasingan dalam akaun panjar diri atas nama jawatan pemegang panjar yang berkenaan, yang mana hendaklah dijelaskan apabila panjar itu akhirnya diserah balik.
c) Panjar Unit
Panjar Unit adalah salah satu panjar yang terdapat di dalam perbendaharaan Malaysia. Panjar ini hanya terdiri di dalam Polis Diraja Malaysia Dan Anggota Tentera seperti Tentera Darat Diraja Malaysia, Tentera Laut Diraja Malaysia dan Tentera Udara Diraja Malaysia. Tujuan panjar ini diwujudkan adalah untuk pendahuluan khas kepada pegawai sesuatu kumpulan pasukan tentera dan polis bagi membayar perbelanjaan semasa menjalankan perkhidmatan di luar atau semasa perkhidmatan. Panjar unit ini adalah salah satu panjar yang terdapat di dalam Perbendaraan Malaysia.
d) Panjar Wang Runcit
Panjar Wang Runcit adalah sejumlah wang yang diberi kepada pegawai perakaunan untuk membolehkannya membuat pembayaran kecil yang segera dan perbelanjaan runcit tanpa mempertanggungkannya terlebih dahulu kepada sesuatu maksud perbelanjaan. Ia juga boleh juga digunakan bagi memberi pendahuluan wang tunai segera kepada pegawai-pegawai yang memerlukan wang untuk membayar belanja perjalanan kecuali untuk membayar tuntutan perjalanan.
ii) Pengendalian Panjar:
Panjar ditakrifkan sebagai sejumlah amaun yang diluluskan oleh pihak berkuasa Perbendaharaan antara kewangan negeri bagi tujuan-tujuan tertentu seperti yang telah dipohon oleh jabatan berkenaan. Perbendaharaan ini tidak dipertanggungkan sebagai perbelanjaan muktamad. Kuasa meluluskan panjar ialah Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri bagi panjar selain Panjar Wang Runcit (PWR). Akauntan Negara atau Akauntan Negeri juga berkuasa meluluskan panjar bagi Panjar Wang Runcit. Panjar digunakan bagi maksud tertentu yang ianya diluluskan dan hendaklah diakaunkan semata-mata mengikut syarat-syarat kelulusan yang diberi semasa permohonan dibuat. Pusat tanggungjawab mesti mengemukakan surat permohonan panjar serta menerangkan amaun yang dikehendaki ke Ibu pejabat atau Kementerian berkenaan. Ia juga hendaklah disokong oleh Ibu pejabat dan akan dikemukakan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan bagi panjar selain Panjar Wang Runcit(PWR) dan ke Akauntan Negara bagi panjar wang runcit.
Kelulusan Panjar selain Panjar Wang Runcit (PWR) dikeluarkan oleh Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau pegawai Kewangan Negeri. Kelulusan Panjar Wang Runcit (PWR) di keluarkan oleh Akauntan Negara Malaysia atau Akauntan Negeri. Panjar yang telah dikeluarkan oleh arahan Perbendaharaan ini terdiri daripada Panjar Gaji, Panjar Seperduabelas/Panjar Tiga Perduabelas, Panjar Unit, Panjar Wang Runcit dan Panjar Khas. Di dalam Jabatan Pelajaran Malaysia, Panjar Wang Runcit (PWR) adalah merupakan panjar yang sering digunakan di dalam Jabatan dan Sekolah-sekolah di Malaysia.
Panjar Wang Runcit (PWR) ini diwujudkan bagi perbelanjaan kecil yang melibatkan aktiviti-aktiviti, bekalan dan perkhidmatan yang melibatkan jumlah kewangan yang kecil yang perlu dibelanjakan, Panjar Wang Runcit (PWR) juga boleh dibuat tuntutan lebih dari sekali di dalam bulan tersebut. Ini menunjukkan tuntutan Panjar Wang Runcit (PWR) boleh dibuat sekerap yang mungkin mengikut keperluan Jabatan atau Sekolah. Di dalam Panjar Wang Runcit(PWR) ini juga dikehendaki mengasingkan invois atau bil tuntutan mengikut ketegori atau aktiviti berkenaan semasa mengemukakan rekupmen bagi membantu proses pembayaran balik Panjar Wang Runcit (PWR). Panjar Wang Runcit (PWR) ini merupakan kaedah untuk memperuntukkan bagi perbelanjaan liabiliti sebelum berlaku. Ini bertujuan dapat mengawal perbelanjaan supaya belanja tidak mengikut melebihi peruntukkan yang diluluskan, ini merupakan satu ciri penting di dalam perakauanan kerajaan.
Panjar Wang Runcit (PWR) juga berkaitan rapat dengan buku vot yang mana merupakan satu rekod kewangan yang perlu di simpan oleh pihak berkenaan. Ianya mencatat perbelanjaan, tanggungan dan perubahan-perubahan kepada peruntukan. Kegunaanya adalah untuk mengawal dan memastikan perbelanjaan dan tanggungan tidak melebihi peruntukan dan sebagai satu punca matlamat untuk menyediakan laporan-laporan berkenaan amaun yang dibenarkan untuk di belanjakan ( peruntukan ), semua debit dan kredit serta jumlah kemaskini, tanggungan, perbelanjaan bersih dan baki masih ada kegunaan buku vot adalah sebagai rekod urusan niaga kewangan dan sebagai alat kewangan. Ia termasuk untuk menentukan perbelanjaan tidak melebihi peruntukan mengikut sesuatu vot, mengawal kemajuan pembayaran serta mengawal penyelewengan. Di sekolah-sekolah Malaysia, peruntukan untuk panjar kewangan runcit bagi sekolah menengah sebanyak RM500.00 (Lima Ratus Ringgit) dan bagi sekolah rendah sebanyak RM300.00 (Tiga Ratus Ringgit).
Pada akhir bulan buku tunai hendaklah disesuaikan dengan penyata bank. Pemegang panjar hendaklah mengesahkan baki buku tunai dengan tunai sebenar. Bayaran dari panjar hendaklah ke akaun perbelanjaan sebelum penutupan akaun akhir tahun di pejabat perakaunan. Pertukaran pegawai pemegang panjar hendaklah menyediakan satu penyata kedudukan panjar bulanan yang disediakan untuk menunjukkan kedudukan panjar pada masa memberi dan menerima alih panjar tersebut. Ia hendaklah di tandatangan oleh kedua-dua pegawai tersebut. Penyata mestilah dihantar ke Jabatan Akauntan Negara dan disalinkan kepada Pegawai Pengawal. Pegawai Pengawal dikehendaki mengawal perbelanjaan dengan sesuatu perkhidmatan yang diperuntukkan dalam maksud perbelanjaan di bawah kawalannya supaya vot bagi perkhidmatan itu tidak dilampaui.
Pegawai Pengawal juga bertanggungjawab ke atas betulnya perbelanjaan yang dilakukan berkenaan dengan maksud perbelanjaan. Pegawai Pengawal hendaklah mengemukakan laporan perbelanjaan berkala kepada Perbendaharaan dan ditandatangani oleh Pegawai Pengawal itu sendiri. Pegawai yang membenarkan sesuatu perbelanjaan tanpa kuasa yang sepatutnya akan dipertanggungjawabkan sendiri bagi suatu amaun yang dibelanjakan itu. Pegawai hendaklah memastikan bahawa tiada bayaran yang akan mengurangkan baki sedia ada sehingga menyebabkan tidak cukup untuk menyelesaikan tanggungan yang masih ada.
Semua pemegang panjar dikehendaki menyediakan sijil Perakuan Panjar pada 31 Disember setiap tahun bersama-sama dengan rekupan terakhir panjar tersebut kepada Pejabat Perakaunan. Satu salinan sijil Perakuan Panjar tersebut diberikan kepada Ketua Audit Negara. Trasaksi yang berlaku adalah bayaran Pendahuluan panjar. Bayaran Pendahuluan Panjar terdiri daripada debit akaun panjar dan kredit buku tunai pejabat perakaunan. Rekupan panjar pula terdiri daripada debit vot perbelanjaan jabatan dan kredit buku tunai pejabat perakaunan.
Begitulah proses dan prosedur yang wajib dilakukan dalam pengurusan wang panjar di pejabat saya. Setiap penggunaan wang ada bukti yang direkodkan dan diakaunkan bagi memastikan setiap perbelanjaan digunakan dengan jalan yang betul.
Penutup
Sistem pengurusan kewangan adalah luas dan menyeluruh, semua perbelanjaan, terimaan dan simpanan adalah dibuat atas kuasa undang-undang. Bermula dengan perancangan dan berakhir dengan pengauditan yang membawa kepada keperluan perubahan dasar-dasar dan pelaksanaan mengikut kepentingan dan kehendak semasa.
Panjar yang terdapat di dalam Perbendaharaan Malaysia yang telah dihuraikan diatas adalah salah satu pengurusan kewangan yang diuruskan oleh Kementerian, jabatan dan sekolah adalah satu amaun yang diluluskan oleh Perbendaharan Malaysia bagi memudahkan pentadbiran bagi melincinkan pentadbiran. Di dalam Kementerian Pelajaran Malaysia, Panjar Wang Runcit (PWR) adalah panjar paling popular yang digunakan dalam pengurusan kewangan bagi melicinkan pentadbiran di sekolah-sekolah.
Dengan adanya sistem panjar ini ia sebenarnya mempercepatkan lagi proses pengurusan. Jika menggunakan cek ia akan menyebabkan banyak perkara yang tertangguh. Kerajaan memperkenalkan sistem wang panjar adalah bagi memberikan proses pengeluaran wang tunai dapat berjalan dengan sistematik dan direkodkan.
Pengurusan kewangan dengan betul dan cekap adalah sangat penting kerana sumber seperti manusia, wang, bahan-bahan dan masa adalah terhad. Manakala permintaan terhadap sumber-sumber tidak terhad. Ini kerana sumber-sumber ekonomi tidak dapat digerakkan tanpa pengurusan kewangan yang teratur.
Kerjasama di antara semua pihak amat diperlukan demi menjamin perkhidmatan yang berkualiti daripada kerajaan. Ia juga dapat menyumbang kepada keberkesanan penyampaian maklumat dan dasar-dasar kerajaan dengan lebih berkesan dan tepat. Penjawat Awam berperanan penting dalam merealisasikan hasrat kerajaan untuk menjadi sebuah negara maju menjelangRtahun 2020 tercapai.
TAJUK-TAJUK LAIN
TAJUK-TAJUK BERKAITAN
